جامعة كويه تنجز مشروع التحول الرقمي الشامل لملفات الدراسات العليا الممتدة لـ 20 عاماً

أعلنت مديرية الدراسات العليا في جامعة كويه عن الإتمام الناجح لمشروع الرقمنة الشامل وبناء قاعدة البيانات المتكاملة لوثائق وملفات المديرية الممتدة من عام 2004 وحتى عام 2025. 

يأتي هذا الإنجاز بعد عامين من العمل الدؤوب، ليشمل أرشفة دقيقة لملفات الخريجين والطلبة في مستويات الدبلوم العالي والماجستير والدكتوراه، مما يمثل نقلة نوعية في تحديث المنظومة الإدارية للجامعة وتوثيق تاريخها الأكاديمي بأحدث الوسائل التكنولوجية.

وفي تصريح للمركز الإعلامي للجامعة، أكدت الأستاذ المساعد الدكتورة مهاباد آزاد، مديرة الدراسات العليا، أن المشروع نُفذ استناداً إلى ركيزة "الرقمنة" ضمن الخطة الاستراتيجية لجامعة كويه (2023-2027). 

وأوضحت أنه تم مسح وأرشفة كافة الملفات الورقية المتراكمة عبر عقدين بأسلوب منهجي، وهي الآن متاحة رقمياً عبر روابط مخصصة.

 كما أعربت د. مهاباد عن شكرها للدعم المتواصل من رئيس الجامعة الأستاذ الدكتور محمد حسيب صديق، ومساعد رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية الأستاذ المساعد الدكتور يادگار عبد الله علي، ومساعد رئيس الجامعة لشؤون الدراسات العليا الأستاذ الدكتور هوشیار زكي، مشيرة إلى أن الجانب البرمجي للنظام نُفذ من قبل المدرس المساعد خبات عتار عبد الله، وبمشاركة فاعلة من موظفي ومتطوعي المديرية.

تضمن المشروع خطوات استراتيجية لتحويل العمل من النظام الورقي التقليدي إلى الإلكتروني بالكامل؛ حيث تم إعداد دليل أكاديمي موحد لكتابة الرسائل والأطاريح وفق المعايير الدولية، وتسجيل ما يقارب 1700 مادة دراسية رقمياً، مما ساهم في القضاء على الأخطاء الإملائية وتسريع وثيرة إصدار الشهادات. كما تم تحديث تصميم الشهادات لتطابق المعايير العالمية واختصارها في صفحة واحدة، وتفعيل نظام طلب الشهادات عبر رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، مما أدى إلى تنظيم الطوابير وتقليل فترات الانتظار بشكل ملحوظ.

وإلى جانب الرقمنة، شمل المشروع تنظيماً لوجستياً وتصنيفاً دقيقاً للملفات الورقية حسب الكلية والقسم والسنة الدراسية، مع إطلاق موقع إلكتروني خاص بمديرية الدراسات العليا يتضمن كافة التعليمات والروابط الهامة. كما تم تطوير البنية التحتية للمديرية من خلال فصل غرف الشهادات عن غرف الأرشيف وتزويدها بخزائن متطورة للحفظ، مما يضمن سير المعاملات الإدارية اليومية بأعلى مستويات الدقة والسرعة، ويجسد رؤية جامعة كويه في بناء بيئة أكاديمية رقمية ومستدامة.